Навлизането на изкуствения интелект може да увеличи софтуерните разходи на бизнеса, когато новите приложения дублират възможности, за които компаниите вече плащат. За този риск предупреждават експертите на Forscope, които препоръчват преглед на наличните лицензи преди закупуването на допълнителни инструменти.
Според доклада 2026 SaaS Management Index на Zylo разходите за AI приложения са нараснали със 108% за една година. Генеративният изкуствен интелект за първи път попада и сред десетте софтуерни категории с най-голямо припокриване на функционалности.
Това поставя пред бизнеса въпроса дали всеки нов абонамент носи допълнителна стойност, или добавя още едно плащане за сходни задачи.
Различни екипи могат да закупуват инструменти с припокриващи се възможности
Дублирането често се натрупва постепенно. Един отдел избира приложение за създаване на текстове, друг закупува инструмент за управление на документи, а компанията вече може да разполага с AI асистент, способен да изпълнява част от същите задачи.
Отделните покупки могат да бъдат обосновани за съответния екип, но общата им стойност и необходимостта от всички абонаменти невинаги се оценяват заедно.
Допълнително усложнение е включването на AI възможности в съществуващи софтуерни пакети. В материала Forscope посочва като примери Copilot Chat, предлаган без допълнително заплащане при отговарящи на условията абонаменти за Microsoft 365, и функционалностите на Gemini, интегрирани в плановете Google Workspace Business и Enterprise според конкретното издание.
Затова преди нова покупка е необходимо да се провери до какви инструменти служителите вече имат достъп.
„При всеки нов AI инструмент не е достатъчно да се пита какво може да прави. Компаниите трябва да разберат и каква допълнителна стойност носи той в сравнение със софтуера, за който вече плащат. В противен случай рискуват да финансират няколко сходни решения, без да имат ясна причина да запазят всяко едно от тях“, заявява Якуб Шулак, главен изпълнителен директор на Forscope.
По-малкото използване не прекратява автоматично плащанията
Когато изкуственият интелект поеме дадена задача, използваното дотогава приложение може да стане по-малко необходимо. Това обаче не означава, че разходите за него автоматично отпадат.
Компаниите трябва да преценят дали да прекратят абонамента, да намалят броя на лицензите или да преминат към по-нисък план. Решението зависи от реалното използване, нуждите на екипите и договорните условия.
Сходните функции не правят непременно две приложения взаимозаменяеми. При сравнението трябва да се отчитат качеството на резултатите, сигурността, интеграцията с корпоративните системи и лицензионните изисквания.
Forscope дава за пример платения Microsoft 365 Copilot, който изисква отделен лиценз в допълнение към отговарящ на условията план на Microsoft 365. При този модел AI инструментът допълва основния абонамент.
Спестеното време и по-ниските разходи са различни резултати
Експертите подчертават необходимостта да се разграничават повишаването на производителността и реалното намаляване на софтуерния бюджет.
Автоматизацията може да освободи време за служителите, но ако старите лицензи останат непроменени, компанията продължава да ги заплаща наред с новото решение. Така работният процес се променя, без непременно да се намалят фактурите.
„Компаниите все по-често проявяват интерес към AI и други нови технологии, но нарастващите разходи за софтуер правят ефективното използване на наличните ресурси особено важно. Първата стъпка е да се установи какви лицензи вече притежава компанията, как служителите ѝ използват софтуера и къде има припокриване на функционалности. Това важи и за бизнеса в България. По-ясната представа за софтуерните активи може да помогне на компаниите да контролират ИТ разходите си и да откриват възможности за оптимизиране на бюджетите при въвеждането на нови технологии“, коментира Александър Найденов, мениджър на Forscope за България.
Преглед на лицензите преди разширяване на AI проектите
Според Forscope внедряването на изкуствен интелект трябва да включва съвместна оценка от ИТ отдела, финансовия екип и ръководителите на отделните звена.
Преди пилотен проект да бъде разширен в цялата организация, е необходимо да се установи:
- кои приложения действително се използват;
- кои техни функции се припокриват с новия инструмент;
- каква стойност носи всяко решение;
- как се променят общите разходи;
- кога предстои подновяване на договорите;
- възможно ли е намаляване на лицензите или промяна на абонаментните условия.
Така оценката обхваща както цената на новата технология, така и отражението ѝ върху целия набор от използван софтуер.
Без подобен преглед бизнесът рискува да запази старите плащания, докато добавя нови. По тази причина управлението на лицензите е съществена част от финансовата оценка на AI внедряването.
